O ADVOGADO-GERAL DA UNIÃO SUBSTITUTO, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e XVIII do art. 4° da Lei Complementar n° 73, de 10 de fevereiro de 1993, e o art. 14 da Lei nº 10.480, de 2 de julho de 2002, e considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, no Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, no Decreto nº 9.058, de 25 de maio de 2017, no Decreto nº 10.608, de 25 de janeiro de 2021, no Decreto nº 9.759, de 11 de abril de 2019, e o que consta do Processo Administrativo nº 00404.002177/2020-50, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Portaria Normativa disciplina o órgão setorial do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - SIGA, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD e as Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos - SUBCAD, no âmbito da Advocacia-Geral da União e da Procuradoria-Geral Federal e dá outras providências.

CAPÍTULO II

DA SUBCOMISSÃO DE COORDENAÇÃO DO SIGA

Art. 2º Fica instituída, no âmbito do Advocacia-Geral da União, a Subcomissão de Coordenação do SIGA, com o objetivo de:

I - identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA;

II - propor as modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos à Comissão de Coordenação do SIGA;

III - avaliar a aplicação das normas e seus resultados e propor os ajustes necessários, com vistas à modernização e ao aprimoramento do SIGA; eIV - implementar, as atividades de gestão de documentos e arquivos na Instituição.

Art. 3º A Subcomissão de Coordenação do SIGA será composta por um representante e um suplente das seguintes unidades:

a) Gabinete do Advogado-Geral da União;

b) Departamento de Gestão Estratégica;

c) Secretaria-Geral de Consultoria;

d) Secretaria-Geral de Contencioso;

e) Consultoria-Geral da União;

f) Corregedoria-Geral da Advocacia da União;

g) Procuradoria-Geral da União;

h) Procuradoria-Geral Federal;

i) Escola da Advocacia-Geral da União; e

j) Secretaria-Geral de Administração - SGA, por meio da Diretoria de Logística e Gestão Documental - DLOG, que a presidirá, e, como suplente, a Coordenação-Geral de Gestão Documental - CGDOC.

Art. 4º O Presidente da Subcomissão de Coordenação do SIGA e seu respectivo suplente são os indicados pela Advocacia-Geral da União para compor a Comissão de Coordenação do SIGA na administração pública federal.

Art. 5º Ao Presidente da Subcomissão de Coordenação do SIGA compete:

I - convocar os representantes para reunião ordinária;

II - convocar os representantes para reunião extraordinária;

III - coordenar as reuniões e as ações da Subcomissão;

IV - delegar responsabilidades e tarefas aos membros;

V - mediar discussões, tendo voto de qualidade em caso de empate nas votações, além do voto ordinário; e

VI - convidar colaboradores eventuais.

Art. 6º Os membros da Subcomissão de Coordenação do SIGA na Advocacia-Geral da União, e seus respectivos suplentes, serão indicados pelos titulares dos órgãos ou das entidades que representam, ao Presidente da Subcomissão de Coordenação do SIGA na Advocacia-Geral da União, que manterá lista atualizada de membros, publicada em ato próprio.

Art. 7º A Subcomissão de Coordenação do SIGA na Advocacia-Geral da União se reunirá em caráter ordinário semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de dois terços dos membros.

Art. 8º O quórum de reunião da Subcomissão de Coordenação do SIGA da Advocacia-Geral da União é de um terço de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

CAPÍTULO III

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E SUBCOMISSÕES PERMANENTES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 9º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD, no âmbito da Advocacia-Geral da União.

Art. 10. A CAD da Advocacia-Geral da União possui o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito de atuação da Instituição, para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do SIGA, com as seguintes competências:

I - elaborar, atualizar e propor alterações nos códigos de classificação de documentos e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades meio e fim da Advocacia-Geral da União e seus órgãos vinculados, e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as SUBCAD a analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela Instituição, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor; e

IV - avaliar as propostas de eliminação, prazo de guarda e de destinação final dos documentos das SUBCAD, conforme o disposto nos incisos anteriores, e submeter a listagem de eliminação de documentos à aprovação prevista no art 2º, § 1º da Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Art. 11. A CAD da Advocacia-Geral da União compor-se-á de:

I - Presidente, a saber, o Coordenador-Geral de Gestão Documental da Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da União; e

II - Membros, sendo:

a) um Advogado da União;

b) um Procurador Federal;

c) um servidor responsável pela guarda da documentação no arquivo central; e

d) um servidor com formação em Arquivologia.

§ 1º O Presidente poderá solicitar a colaboração de outros profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (administrador, contador, engenheiro, médico, analista de tecnologia da informação e outros).

§ 2º Cada membro da CAD terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 3º Os membros da CAD da Advocacia-Geral da União serão designados pelos titulares dos órgãos da Advocacia-Geral da União dentre os seus servidores, cuja listagem de membros será mantida e publicada pela Coordenação-Geral de Gestão Documental -CGDOC da Advocacia-Geral da União.

§ 4º A Secretaria-Executiva da CAD será exercida por um dos servidores da CGDOC.

§ 5º O Presidente da CAD poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

Art. 12. A CAD se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º O quórum de reunião da CAD é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º Além do voto ordinário, o Presidente da CAD terá o voto de qualidade em caso de empate.

Art. 13. Ficam instituídas as SUBCAD no âmbito de todos os órgãos da Advocacia-Geral da União, às quais cabe avaliar os documentos produzidos e acumulados em seu âmbito de atuação para fins de guarda permanente ou eliminação daqueles destituídos de valor.

Art. 14. Integram as SUBCAD da Advocacia-Geral da União os seguintes Membros:

I - como Presidente, o Titular do órgão; e

II - como Presidente Substituto, o Substituto formal, no órgão, do representante indicado no inciso I.

Art. 15. Às SUBCAD caberá, no âmbito de seus respectivos órgãos:

I - obedecer às normas de avaliação de documentos da administração pública federal e às orientações de avaliação de documentos emanadas pela CAD da Advocacia-Geral da União;

II - analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela Instituição, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

III - elaborar a proposta de eliminação, prazo de guarda e de destinação final dos documentos e submetê-la à CAD; e

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo.

Parágrafo único. A análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos analógicos produzidos e acumulados pela Secretaria-Geral de Administração, órgão central, e dos órgãos de direção superior, Escola da Advocacia-Geral da União e Procuradoria-Geral Federal serão realizados pela Coordenação de Protocolo e Arquivo, visando a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação de documentos.

Art. 16. Os Presidentes de cada SUBCAD designarão servidores como titulares e suplentes para composição da SUBCAD, ou, no âmbito de seus órgãos, em ato administrativo próprio, publicado no Boletim de Serviço da Advocacia-Geral da União, para executar, mediante supervisão, as atividades descritas nos incisos I a IV do art. 15.

Art. 17. A listagem de Membros das SUBCAD de cada órgão da Advocacia-Geral da União será mantida pela CAD, sendo possível o uso de sistemas informatizados de gestão documental, para atualização constante.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 18. A participação na Comissão de Coordenação do SIGA, na Subcomissão de Coordenação do SIGA na Advocacia-Geral da União, na CAD e nas SUBCAD será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 19. Os membros das comissões criadas na presente Portaria Normativa se reunirão por meio de videoconferência, e as reuniões terão prazo máximo de duração de duas horas.

Art. 20. Justifica-se que as comissões criadas na presente Portaria Normativa sejam compostas de 11 (onze) membros pelo fato de ser este o número de órgãos que compõem a estrutura organizacional da Advocacia-Geral da União, nos termos do artigo 2º do Decreto nº 10.608, de 25 de janeiro de 2021.

Art. 21. Ficam revogadas:

I - a Portaria Conjunta AGU/PGF nº 4, de 14 de janeiro de 2010;

II - a Portaria Conjunta AGU/PGF nº 10, de 12 de agosto de 2015;

III - a Portaria Conjunta AGU/PGF n° 12, de 16 de abril de 2010;

IV - a Portaria AGU nº 1350, de 18 de setembro de 2008;

V - a Portaria CAD nº 01, de 20 de outubro de 2016.

Art. 22. Esta Portaria Normativa entra em vigor em 1º de abril de 2022.

ADLER ANAXIMANDRO DE CRUZ E ALVES