O PROCURADOR-GERAL FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e VIII do parágrafo 2º do artigo 11 da Lei nº 10.480, de 2 de julho de 2002, resolve:

Art. 1º Os órgãos consultivos de execução da Procuradoria-Geral Federal - PGF terão seus fluxos de atividade de consultoria e assessoramento jurídicos regulados por esta Portaria.

Parágrafo único. Os fluxos de atividade a que se refere o caput desenvolvem-se em ambiente de estrutura organizada de órgão consultivo.

CAPÍTULO I

Do fluxo consultivo

Art. 2º O fluxo consultivo constitui a sequência de atos que envolve a entrada, a distribuição, a apreciação e a saída de expedientes, consultas ou processos administrativos encaminhados pelas autarquias e fundações públicas federais para as respectivas Procuradorias Federais e decorre da consultoria e assessoramento jurídicos prestados:

I em consultas jurídicas diversas de áreas finalísticas ou administrativas encaminhadas pelas áreas competentes da entidade assessorada

II no encaminhamento de elementos de fato e de direito ao órgão de execução da PGF com competência específica da autarquia ou fundação: à Procuradoria Federal, especializada ou não, junto à autarquia ou fundação

III às autoridades das autarquias e fundações públicas federais na elaboração de informações em mandado de segurança e em habeas data impetrados contra autoridades das autarquias e fundações públicas federais.

IV no encaminhamento de subsídios e informações aos demais órgãos de consultoria e assessoramento jurídicos do Poder Executivo da União

V em matéria de cobrança e recuperação de créditos

VI em matéria disciplinar; e

VII em matérias específicas, como no caso de fornecimento de informações, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Parágrafo único. O exercício da consultoria jurídica compreende as atividades formalmente solicitadas pelo órgão competente e objeto de elaboração de manifestação jurídica, nos termos da regulamentação específica.

CAPÍTULO II

Da gestão documental

Art. 3º A gestão documental, que compreende o monitoramento da entrada, processamento, saída, assim como eventual acompanhamento dos expedientes, consultas e processos recebidos, físicos ou eletrônicos será realizada pelo serviço de protocolo ou apoio do órgão consultivo.

§ 1º Os atos relativos à gestão documental deverão ser realizados no Sistema Sapiens, mediante o preenchimento dos dados necessários, nos campos existentes.

§ 2º Caberá ao chefe do órgão consultivo o gerenciamento de toda a movimentação dos processos, desde a entrada até a saída definitiva, mediante o uso dos relatórios e ferramentas disponíveis no Sistema Sapiens.

§ 3º No caso de expediente ou processo recebido por meio físico, este deverá ser digitalizado, cadastrado e inserido no Sistema Sapiens, com a abertura de tarefa, realizando-se, por ocasião da saída do processo, a juntada de cópia da manifestação produzida.

§ 4º A cada novo ingresso do expediente ou processo recebido por meio físico no órgão consultivo, serão digitalizadas e inseridas no Sistema Sapiens todas as folhas posteriores à última manifestação do órgão consultivo, realizando-se, por ocasião da saída do processo, a juntada de cópia da manifestação.

§ 5º Na hipótese de impossibilidade de realização da digitalização da integralidade do processo, referida no parágrafo anterior, essa deverá ocorrer em relação às principais peças do processo, conforme orientação da chefia da unidade.

§ 6º As manifestações jurídicas produzidas até a efetiva implantação do Sistema Sapiens deverão ser disponibilizadas em banco de dados na rede interna do órgão consultivo, a fim de permitir a pesquisa, o compartilhamento institucional e o controle de uniformização.

§ 7º Periodicamente, serão elaborados relatórios e estatísticas das atividades desenvolvidas no órgão consultivo, a fim de subsidiar a distribuição e garantir a transparência no gerenciamento da unidade.

CAPÍTULO III

Da Distribuição

Seção I

Dos aspectos Gerais

Art. 4º A distribuição do processo será realizada logo após a chegada e análise preliminar dos autos, mediante o uso do Sistema Sapiens, pelo titular do órgão consultivo, ou mediante delegação expressa.

§ 1º Tratando-se de processo cujo prazo deva seguir os termos do art. 42 da Lei nº 9.784, de 1999, a distribuição será realizada logo após a chegada dos autos na procuradoria.

§ 2º O destinatário da tarefa tem o dever de verificar no sistema institucional os trabalhos que lhe foram distribuídos e observar os prazos definidos.

§ 3º A distribuição poderá ser objeto de comunicação, mediante e-mail institucional ou outro meio hábil.

§ 4º O titular do órgão consultivo poderá estabelecer regras de distribuição automática para as unidades descentralizadas que não disponham de chefia local, observados parâmetros objetivos, transparentes e impessoais, que privilegiem a divisão equitativa da carga de trabalho para cada Procurador.

Art. 5º Devem ser imediatamente distribuídos, com a respectiva sinalização no Sistema Sapiens, os seguintes processos:

I urgentes, assim entendidos os processos que reclamem atenção imediata em razão da existência de prazos exíguos

II-prioritários, assim entendidos aqueles definidos por critérios objetivos elencados em norma específica

III - relevantes, assim entendidos aqueles que apresentem repercussão na política pública executada pela entidade representada e identificados como tal pelo chefe da unidade.

Parágrafo único. Caso não tenha sido detectadas a urgência, a prioridade ou a relevância no ato de distribuição, o Procurador que as perceber deverá comunicar o fato ao chefe da unidade, a quem competirá rever a marcação correspondente.

Art. 6º Caberá ao Procurador diligenciar junto ao respectivo serviço de apoio, na primeira oportunidade, na hipótese em que verificar erro ou inconsistência na distribuição, comunicando à chefia imediata, se necessário.

Art. 7º Com a abertura de tarefa de distribuição no Sistema Sapiens, encerra-se o ciclo ordinário de distribuição e, a partir desta data, considera-se o Procurador instado a elaborar a manifestação jurídica.

Art. 8º Distribuído o processo ao procurador, este permanece responsável pela sua condução até a emissão do pronunciamento definitivo, cabendo-lhe requerer as diligências indispensáveis à instrução processual.

Seção II

Dos critérios de distribuição

Art. 9º A distribuição dos processos recebidos no órgão consultivo deverá observar parâmetros objetivos, transparentes e impessoais, que privilegiem a divisão equitativa da carga de trabalho para cada Procurador.

§ 1º A distribuição deverá ser realizada de modo sequencial, de forma que todos recebam processos, por meio do revezamento permanente entre procuradores, preservando-se a equanimidade como atributo principal da distribuição.

§ 2º A divisão equitativa pressupõe a distribuição igualitária de processos com semelhante grau de dificuldade e, quando ausente esta similitude, a utilização de critérios compensatórios, que deverão levar em conta o grau de complexidade envolvido na análise demandada em cada processo.

§ 3º O uso de critérios compensatórios de que trata o parágrafo anterior poderá ser feito por meio do uso de tabelas nas quais os processos recebam pontuações conforme natureza e complexidade, mantendo-se a igualdade de pontuação entre os procuradores, a fim de que, independentemente do quantitativo de processos recebidos, todos recebam semelhante carga de trabalho em termos de complexidade.

§ 4º Deverão ser realizados, com a antecedência necessária, os devidos ajustes e compensações na distribuição, em razão de afastamentos legais de procuradores, conforme previsto no Capítulo VI desta Portaria.

§ 5º A distribuição de processos nos termos deste artigo não afasta a possibilidade de análise e emissão da manifestação jurídica cabível pelo titular da procuradoria federal, sem prejuízo da adequada gestão e gerenciamento da unidade.

Art. 10. Poderá ser efetuada a distribuição por prevenção quando o Procurador já tenha atuado no processo ou quando houver prestado assessoramento jurídico sobre o assunto objeto da consulta.

Parágrafo único. Os casos de prevenção serão distribuídos ao Procurador vinculado e serão computados para fins de redistribuição de novo processo.

Art. 11. Será efetuada distribuição por retorno:

I quando o processo regressar após manifestação jurídica que solicitou diligências necessárias à instrução dos autos- ou

II em razão da chegada de consulta complementar contendo dúvidas ou questões suscitadas em face de manifestação anteriormente emitida.

Parágrafo único. Os processos distribuídos por retorno não integrarão a distribuição geral e, após seu registro como simples retorno, serão vinculados diretamente ao Procurador responsável, nos termos do art. 4º desta Portaria.

Art. 12. Na hipótese dos arts. 10 e 11 desta Portaria, havendo o afastamento legal do Procurador, os processos que seriam a ele destinados serão distribuídos a outro Procurador, caso não haja condições, pelo prazo processual, de que os autos aguardem o retorno do afastado, de acordo com o juízo da chefia.

Art. 13. Quando a distribuição por retorno ou prevenção, por alguma razão, deixar de observada no ato, cumpre ao Procurador que receber o processo comunicar e restituir os autos à chefia, no prazo de três dias contínuos do recebimento, hipótese em que ficará dispensado da emissão da manifestação jurídica cabível.

CAPÍTULO IV

Do gerenciamento de prazos

Art. 14. Os Órgãos de execução da PGF deverão estabelecer, na forma do art. 19, inciso V, da Portaria PGF nº 526, de 2013, os prazos de elaboração e aprovação das manifestações jurídicas cabíveis em processos onde a consulta formulada não se faz obrigatória por disposição de lei ou de regulamento.

§ 1º Sempre que a oitiva do órgão consultivo for obrigatória, será observado o disposto no art. 42 da Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, devendo a manifestação jurídica cabível, neste caso, salvo comprovada necessidade de maior prazo, ser emitida no prazo máximo de doze dias, contados a partir da data de recebimento, físico ou eletrônico, do processo administrativo, excluindo-se da contagem o dia do começo e incluindo-se o do vencimento.

§ 2º Havendo a necessidade de dilação dos prazos referidos neste artigo, deverão ser considerados a complexidade jurídica da matéria, a frequência com que o tema é analisado, os valores envolvidos e a quantidade de documentos sob análise.

Art. 15. Na hipótese do § 1º do art. 14, as manifestações jurídicas serão submetidas à chefia, para apreciação, que se formalizará mediante Despacho, no prazo máximo de três dias.

Parágrafo único. Na hipótese de o procurador ao qual foi distribuído o processo reputar indispensável, previamente à análise jurídica cabível, a realização de diligências, deverá propô-las no prazo de três dias do recebimento dos autos, por meio de Cota.

Art. 16. Em situações excepcionais, quando não for possível o cumprimento dos prazos acima referidos, o Procurador deverá indicar, no início de sua manifestação jurídica, os motivos que levaram à necessidade de extrapolação do prazo na sua manifestação jurídica.

Art. 17. No caso de manifestação jurídica insuficiente, o titular da unidade poderá:

I solicitar o seu reexame, indicando quais pontos deixaram de ser apreciados ou de sofrer análise conclusiva

II determinar a redistribuição dos autos a outro Procurador, estabelecendo prazo específico para a nova manifestação jurídica

III emitir manifestação própria.

Parágrafo único. Considera-se insuficiente a manifestação jurídica que:

I não aborde integralmente o tema objeto da consulta

II careça de fundamentação jurídica bastante a respaldar as suas conclusões

III apresente incongruência entre as conclusões e os fundamentos jurídicos manejados

IV contenha obscuridades que impeçam a sua perfeita compreensão

V-não seja conclusiva.

Art. 18. A pedido da autoridade máxima do Órgão assessorado ou de dirigente formalmente designado, formulado por escrito, e desde que presentes razões de urgência ou prioridade, o titular da unidade poderá priorizar a consultoria jurídica relativamente a determinado processo, fixando prazo específico inferior ao previsto no art. 14 desta Portaria ou reduzindo-o, caso o prazo já esteja em curso.

Parágrafo único. Na hipótese em que se verificar que não será possível concluir a manifestação no prazo estipulado, o Procurador responsável pela manifestação deverá solicitar, com a antecedência devida e de forma motivada, a sua dilação.

Art.19. Os registros de tramitação de processos e respectivas manifestações jurídicas, especialmente quanto ao cumprimento de prazos acima previstos devem estar apontados adequadamente no Sistema Sapiens.

Art. 20. O gerenciamento adequado do cumprimento de prazos deverá ser observado, devendo o titular da unidade adotar medidas para a garantia do cumprimento dos prazos existentes.

Parágrafo único. Em caso de descumprimento de prazo, sem prejuízo das medidas cabíveis, o titular da unidade deverá notificar formalmente dessa ocorrência o responsável pela elaboração de manifestação jurídica.

CAPÍTULO V

Da redistribuição

Art. 21. A redistribuição de processos ocorrerá:

I - quando o Procurador for afastado da distribuição nas hipóteses previstas nos arts. 24 e 25 desta Portaria

II - quando o processo versar sobre matéria identificada como sujeita à especialização existente na unidade e esta não houver sido observada na distribuição

III -quando a manifestação jurídica não for aprovada e houver necessidade de a matéria ser reexaminada por outro Procurador, nos termos da regulamentação vigente

IV - por motivo de impedimento ou suspeição, nos termos da regulamentação vigente

V -por motivo de afastamento decorrente de caso fortuito ou força maior; e

VI - em face de situações excepcionais definidas pela chefia.

Art. 22. Sempre que possível, a redistribuição concederá ao Procurador o prazo previsto no art. 14 desta Portaria para elaborar a sua manifestação.

CAPÍTULO VI

Do afastamento de procuradores e da repercussão na distribuição de processos

Art. 23. A distribuição de processos ficará temporariamente suspensa em relação ao Procurador que se achar em gozo de férias, de licença ou outros afastamentos, concedidos nos termos da legislação vigente.

Art. 24. A distribuição será reduzida, a critério da chefia, quando o Procurador for designado para:

I -atender processos de alta complexidade que exijam maior dedicação

II -elaborar, temporariamente, minutas de editais e contratos

III -ministrar cursos ou treinamentos destinados aos órgãos assessorados

IV -representar a chefia em eventos determinados, nos impedimentos do substituto da chefia; e

V - desempenhar outras tarefas que contribuam para o desenvolvimento da instituição, como a composição de grupos de trabalho específicos.

Art. 25. A distribuição de processos ao Procurador será suspensa nos dias imediatamente anteriores ao início das férias, com a finalidade de lhe conceder um período dentro do qual possa finalizar a análise dos feitos sob sua responsabilidade.

§ 1º O prazo de suspensão previsto no caput será de:

I dois dias úteis, quando o período de gozo for igual ou inferior a dez dias

II três dias úteis, quando o período de gozo for de onze a vinte dias; e

III quatro dias úteis, quando o período de gozo de vinte e um a trinta dias.

§ 2º Nenhum Procurador poderá iniciar o período de férias quando possuir processos urgentes ou com prazo a vencer durante as férias.

§ 3º Cabe ao Procurador efetuar, conforme o caso, o registro do período em que deverá ocorrer a suspensão da distribuição, na opção denominada -pré-férias-, no Sistema Sapiens.

§ 4º O período de suspensão de distribuição será concedido exclusivamente nos dias úteis que antecedem o início das férias, não podendo ser objeto de ajustes ou transferido para outra data.

§5º Poderá haver, a critério da chefia, a suspensão do prazo de análise na hipótese de o Procurador Federal ingressar em seu período de férias e tiver em seu acervo processos que não sejam urgentes, ou de oitiva consultiva obrigatória, ou que não contenham prazos da Administração a vencer.

§ 6º A suspensão de que trata o parágrafo anterior não poderá importar em prejuízo ao tempo de apreciação disponível à Administração para análises a seu cargo.

§ 7º O órgão consultivo poderá disciplinar diferentemente a suspensão de processos previamente a férias, desde que as peculiaridades o permitam e seja editada e publicada norma interna específica.

CAPÍTULO VII

Do encerramento do ciclo consultivo

Art. 26. O órgão consultivo deve assegurar que as manifestações jurídicas produzidas integrem a base de dados do Sistema Sapiens, de modo a permitir que os trabalhos produzidos sejam compartilhados na instituição.

Art.27. Após a aprovação da manifestação jurídica, o Apoio Administrativo deverá promover os encaminhamentos nela previstos e restituir a consulta ao órgão assessorado, encerrando-se o ciclo consultivo.

CAPÍTULO VIII

Dos limites da atividade consultiva

Art. 28. A manifestação do órgão consultivo tem por finalidade verificar a viabilidade legal da consulta formulada pelo órgão assessorado e deverá abordar todas as dúvidas jurídicas trazidas, mencionar os fatos envolvidos, além de indicar os fundamentos jurídicos que sustentam o posicionamento adotado.

Parágrafo único. A manifestação não abrangerá a análise de conteúdo técnico de documentos do processo.

Art. 29. Sempre que for relevante para o efetivo esclarecimento sobre o tema sob consulta, o Procurador deverá citar as fontes jurídicas em que se baseia, evitando-se longas transcrições, de maneira a prestigiar a objetividade e a concisão.

Art. 30. A manifestação do órgão consultivo deve ser proferida de forma a apontar o esclarecimento ou a solução jurídica para o objetivo do órgão assessorado, ou, se detectada a inviabilidade do objetivo administrativo, indicar as adequações do formato jurídico proposto ou a inteira reformulação do procedimento.

Art. 31. Todas as diligências relacionadas ao saneamento do processo em análise devem ser solicitadas na mesma oportunidade, de forma motivada, buscando-se a respectiva agilização, sempre que possível, por meio de contato pessoal, comunicação telefônica, mensagem eletrônica ou outros meios disponíveis.

CAPÍTULO IX

Do Assessoramento Jurídico

Art. 32. O exercício do assessoramento jurídico compreende as atividades que decorram das atribuições do cargo e que não se enquadrem como consultoria jurídica estrito senso, tais como participações em reuniões, envio e recebimento de mensagens eletrônicas, utilização de outros meios de comunicação, promoção de capacitações, participações em grupos de trabalho, visitas ao órgão assessorado, conforme regulamentação específica.

Art. 33. A interlocução entre o órgão consultivo e respectivo órgão assessorado é fundamental para uma atuação jurídica eficiente e deve ser promovida por meio dos mecanismos institucionais disponíveis, envolvendo, sempre que possível, a totalidade dos Procuradores nele lotados.

Art. 34. O órgão consultivo programará, assim que possível, a realização de um ciclo de visitas ao órgão assessorado, com a participação de todos os Procuradores ali lotados, com o objetivo de:

I apresentar a equipe de Procuradores lotados no órgão consultivo

II passar orientações preventivas sobre temas novos ou em que sejam constatados vícios comumente praticados; e

III permitir que os Procuradores conheçam pessoalmente as instalações, condições de trabalho, equipe de servidores e clientela atendida pelo órgão assessorado, a fim de compreender a realidade que cerca as análises administrativas.

Art. 35. O órgão consultivo, isoladamente ou em conjunto com outras unidades da Advocacia-Geral da União, buscará realizar palestras, cursos e treinamentos aos órgãos assessorados sobre temas recorrentes no cotidiano da atividade de consultoria jurídica.

Art. 36. Os pedidos de reunião por parte dos órgãos assessorados, sempre que possível, devem ser encaminhados por escrito, com a devida antecedência, preferencialmente pelo e-mail da unidade, contendo as seguintes informações:

I número do processo (se houver);

II assunto e identificação da manifestação jurídica (se houver); e

III questões de fato e de direito que caracterizam a dúvida objeto da demanda de reunião.

Parágrafo único. As reuniões deverão ser oportunamente registradas no Sistema Sapiens.

Art. 37. A designação de Procuradores para participação em reuniões é ato discricionário da chefia, observada, quando for o caso, a prevenção prevista no art. 10 desta Portaria, quando já se conhece com clareza o tema da reunião.

Art. 38. A reunião deve ser planejada, conforme a complexidade do assunto a ser tratado, o número de interlocutores e participantes e a respectiva finalidade, mediante a divulgação prévia da pauta com previsão de horários de início e fim.

Art. 39. O registro de reunião, a ser inserido no Sistema Sapiens, deverá ser feito por meio de ata ou relatório, onde serão registrados os debates, as deliberações e as providências futuras, com a indicação dos prazos e dos responsáveis.

Art. 40. As consultas avulsas, por telefone ou por e-mail, desde que tenham um mínimo de relevância temática ou administrativa, devem ser objeto de registro no Sistema Sapiens.

CAPÍTULO X

Das disposições finais

Art. 41. Os casos imprevistos, as divergências e as dúvidas que vierem a surgir em relação ao fluxo consultivo deverão ser dirimidas pelos titulares dos órgãos consultivos, sem prejuízo de redirecionamento da consulta à Procuradoria-Geral Federal.

Art. 42. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CLESO JOSÉ DA FONSECA FILHO